Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Fotonikon:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.12.2024. Viimeisin muutos 12.01.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Fotoniko, Keiteleentie 3 B 1, 72600 KEITELE.
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Niko Ageenko, info@fotoniko.fi, puh. 040-8059800.
3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri.
4. Evästeet
Verkkosivut käyttävät toiminnallisia evästeitä, joita verkkosivujen perustoiminnot tarvitsevat. Käytämme evästeitä todennukseen, turvallisuuteen, sisällön mukauttamiseen ja mieltymystesi muistamiseen. Käytämme muita kuin välttämättömiä evästeitä, mukaan lukien kolmannen osapuolen Googlen, Cloudflaren ja Facebookin evästeitä selailukokemuksen optimoimiseksi ja analytiikkatarkoituksiin. Sinun on sallittava nämä evästeet erikseen GDPR:n mukaisella evästesuostumuksella, joka näkyy etusivulla.
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– laki
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
6. Rekisterin tietosisältö
Emme tallenna toistaiseksi asiakastietoja rekisteriimme.
Säilytämme tietojasi kuitenkin allekirjoitettujen sopimusten, tarjousten, laskujen, yritysten ja yksityisten sähköpostiviestien sekä meille toimitetun asiakkaan oman mainosmateriaalin sisällä. Näihin tietoihin kuuluvat yrityksen/asiakkaan nimi, osoite, puhelin, verkkosivusto, sähköposti ja laskutustiedot. Nämä tiedot säilytetään luottamuksellisina asiakirjojen koko elinkaaren ajan ja niin kauan kuin laki niin vaatii.
Poikkeuksena edellä mainitusta säännöstä ovat myös kolmansien osapuolten tallentamat asiakastiedot, mukaan lukien:
- sähköpostiosoitteet ja niihin liittyvät nimet, jotka sähköpostijärjestelmä tallentaa sähköpostipalvelimilleen;
- asiakkaan maksutiedot käytetyissä maksujärjestelmissä;
- asiakkaan laskutustiedot, jotka säilytetään kirjanpidon toimesta heidän järjestelmissään;
- asiakkaiden ilmoittamat asiakastiedot, jotka varausjärjestelmä tallentaa tilauksen varauksen yhteydessä - nämä tiedot poistetaan tilauksen täyttämisen jälkeen.
Passikuvat ja muut valokuvatilaukset anonymisoidaan ja kuvat tallennetaan palvelimillemme vähintään 6 kuukaudeksi, ellei asiakkaan kanssa toisin sovita. Nämä kuvat voidaan poistaa asiakkaan ensimmäisestä pyynnöstä, ellei valokuvaajalle ole myönnetty rajoittamattomia oikeuksia niiden julkaisemiseen. Jälkimmäisessä tapauksessa asiakkaalla on oikeus ostaa takaisin yksinoikeudet julkaisemiseen. Sen jälkeen asiakkaalla on oikeuden haltijana laillinen oikeus pyytää valokuvien poistamista palvelimilta ja sosiaalisesta mediasta.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Saamme tietoja yrityksistä YTJ:n julkisesta rekisteristä ja poistamme ne järjestelmästämme käytön jälkeen. Tietoja säilytetään kuitenkin yksityisissä asiakirjoissa ((kuten edellä kuvattiin) asiakirjan elinkaaren ajan.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).